Virtual Office

In der Gründerszene ist es üblich, ein Unternehmen von seinem Wohnzimmer aus zu managen. Dies gilt vor allem für die Anfangsphase, wenn es noch an Mitteln fehlt, um Büroräume zu mieten. Doch kaum jemand möchte über seine Privatadresse kontaktiert werden. Deshalb bietet sich ein Virtual Office als Lösung an. Wie der Name sagt, handelt es sich beim Virtual Office um ein virtuelles Büro, das zwar über eine eigene Anschrift und Telefonnummer verfügt, in dem Du jedoch nicht anwesend bist. Virtual Offices bieten zudem einen Büroservice an, der Aufgaben wie die Entgegennahme von Telefonanrufen und die Korrespondenz übernimmt. Im Gegensatz zu einer Postfachanschrift wirkt eine Geschäftsadresse bei einem Virtual-Office-Anbieter seriös und professionell. Dennoch dient sie keineswegs als ladungsfähige Anschrift und kann demnach nicht für die Zustellung einer Klage benutzt werden.

Die Vor- und Nachteile eines Virtual Office

Die Geschäftsadressen für Virtual Offices befinden sich oft in exklusiven Stadtlagen. Dies suggeriert eine gewisse Seriosität und hinterlässt zudem bei internationalen Geschäftspartnern einen guten Eindruck. Da die virtuellen Büros in den meisten Fällen zu einer Kette gehören, die international agiert, lassen sich sogar in mehreren Großstädten in verschiedenen Teilen der Welt mieten. Virtual Offices haben in der Regel Niederlassungen in Metropolen wie London, New York, Paris und Tokio. Natürlich sind dieselben Anbieter auch in zahlreichen deutschen Großstädten vertreten. Dies bildet vor allem für diejenigen Firmen einen Vorteil, die neue Märkte erschließen möchten, es sich jedoch nicht leisten können, in jeder Stadt eigene Räumlichkeiten zu mieten. Innerhalb Deutschlands liegen Geschäftsadressen am Münchner Königsplatz, im Düsseldorfer Dreischeibenhaus, im Hamburger Chilehaus und im Frankfurter Nextower hoch im Kurs. Als einer der beliebtesten Anbieter im Bereich Virtual Office ist Regus zu nennen. Das Unternehmen ist in 120 Ländern aktiv und betreibt allein in Deutschland mehr als 90 Businesscenter.

Die meisten Dienstleister können mit einem "Büro auf Abruf"-Service auftrumpfen. Dazu gehören die kurzfristige Miete von Coworking-Spaces oder Einzelbüros. Da die Anbieter meist breit eingestellt sind, lassen sich die Extras individuell genau auf die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens abstimmen. Ein Nachteil des virtuellen Büros besteht darin, dass Du für Kunden nicht vor Ort erreichbar bist. Wenn Du Dir ein Virtual Office bei einem Anbieter einrichten lässt, der auch Büroräume vermietet, kannst Du diesen Nachteil jedoch problemlos ausgleichen.

Welche Aufgaben übernimmt ein virtuelles Büro?:

Zum Virtual Office gehört mehr als nur eine Geschäftsadresse. Je nach Wunsch und Bedarf lassen sich zahlreiche Extras hinzubuchen - von Tagungsräumen bis hin zum Sekretariatsservice. Du kannst Dich beispielsweise dafür entscheiden, Anrufe an einen Telefonservice weiterzuleiten oder sie von einem Virtual Assistant beantworten zu lassen. Virtuelle Assistenten sind in der Regel selbständig und unterstützen Kunden im technischen und administrativen Bereich. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, Anrufe lediglich elektronisch auf einem Anrufbeantworter speichern zu lassen und sie dann in E-Mails umzuwandeln. Außerdem übernimmt ein Virtual-Office-Dienstleister die Postannahme, verwaltet Deine Geschäftskorrespondenz und leitet Deine Post digital weiter. Hierbei werden Dokumente eingescannt und auf einen Cloud-Server hochgeladen, zu dem Du direkten Zugang hast.

Worauf muss man bei der Wahl eines Virtual Office achten?

Die Adresse des virtuellen Büros spielt eine wichtige Rolle. Du solltest also ruhig die prestigeträchtigste Anschrift wählen, da sie Deiner Firma ein seriöses Image verleiht und Vertrauen erweckt. Wenn Du vorhast, auch international tätig zu werden, ist es von Vorteil, wenn Dein Anbieter Niederlassungen in verschiedenen Ländern hat. Auf jeden Fall solltest Du die Angebote mehrerer Dienstleister vergleichen und dabei auf das Preis-Leistungs-Verhältnis achten. Preiswert ist nicht immer günstig, aber auch teurer bedeutet nicht zwangsläufig besser. Es ist auf jeden Fall von Vorteil, wenn Dir Dein Anbieter auf Wunsch einen Büroraum zur Verfügung stellen kann. So kannst Du Kunden und Partner empfangen oder wichtige Meetings und Konferenzen durchführen.